Wikicampus

Osallistuja: Kehittäminen/kirjasto

Työpaketin vastuuhenkilö: Liisa Tiittanen

Open Access -opinnäytetyötietokantatyöpaketissa luodaan opinnäytetyötietokanta Turun AMK:ssa valmistuvien opinnäytetöiden elektronisten kokotekstien tallennusta, säilytystä ja käyttöä varten sekä suunnitellaan muutoksia, jotka verkkojulkaiseminen tuo Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyöprosessiin.

Työpaketti liittyy valtakunnalliseen ammattikorkeakoulujen Open Access -hankkeeseen [1], joka on saanut opetusministeriöltä rahoitusta ja jota hallinnoi Seinäjoen AMK. Hankkeen ohjausryhmässä ovat edustettuina opetusministeriö, Arene ry., AMKIT-konsortio ja CSC. Valtakunnallisessa hankkeessa kehitetään yhteisiä toimintamalleja opinnäytetöiden ja ammattikorkeakoulujen verkkojulkaisujen saavutettavuuden, tallennuksen ja pitkäaikaissäilytyksen turvaamiseksi sekä kehitetään ammattikorkeakoulujen opinnäytetöille yhteinen tallennus-, säilytys- ja selailupaikka.

Sisällysluettelo 1 Työpaketin projektiorganisaatio 2 Työpaketin tavoitteet ja tuotokset 3 Työpaketin tehtävät, aikataulut, vastuuhenkilöt sekä tehdyt toimenpiteet ja arvio toteutumisesta 4 Yhteenveto ja yleisarvio työpaketin edistymisestä

Työpaketin projektiorganisaatio

Työpaketin projektiorganisaatio on pysynyt samana. [Ks. väliraportti ajalta 1.1. - 30.4.2008].

Projektiryhmä on kokoontunut raportointikaudella kaksi kertaa, projektikokouksissa 20.10. ja 16.12. sekä pitänyt yhteyttä sähköpostitse.

Työpaketin tavoitteet ja tuotokset

Työpaketin tavoitteet ja tuotokset ovat pysyneet samana. [Ks. väliraportti ajalta 1.1. - 30.4.2008].

Työpaketin tehtävät, aikataulut, vastuuhenkilöt sekä tehdyt toimenpiteet ja arvio toteutumisesta

Tehtävä 1: Projektin käynnistäminen ja järjestäytyminen (tammikuu - helmikuu 2008)

Tehtävät ja arvio toteutumisesta

• Projektihenkilöstön palkkaaminen (kirjasto)

Tehtävä on valmistunut ensimmäisellä raportointikaudella. [Ks. väliraportti ajalta 1.1. - 30.4.2008].

• Tarkennetun projektisuunnitelman laadinta / raportointi (Liisa Tiittanen)

Tehtävä on valmistunut ensimmäisellä raportointikaudella. [Ks. väliraportti ajalta 1.1. - 30.4.2008].

• Viestintäsuunnitelman laadinta ja tiedottaminen projektista (Liisa Tiittanen)

Tehtävä on aloitettu edellisillä raportointikausilla. [Ks. väliraportti ajalta 1.1. - 30.4.2008 ja väliraportti ajalta 1.5. - 30.8.2008].

Projektia esiteltiin Satakunnan AMK:n kirjastolle Turun AMK:n ja Satakunnan AMK:n kirjastojen yhteisessä Turun AMK:ssa järjestetyssä kehittämispäivässä 12.12. Esittelyn yhteydessä oli mahdollisuus vaihtaa kokemuksia Theseus-verkkokirjaston [2] käyttöönotosta opinnäytetöiden verkkojulkistamisessa.

• Pilottiryhmän kokoaminen opetuksen tulosalueelta (Ari Jolkkonen)

Tehtävä on aloitettu edellisillä raportointikausilla. [Ks. väliraportti ajalta 1.1. - 30.4.2008 ja väliraportti ajalta 1.5. - 30.8.2008].

Opinnäytetöiden verkkojulkistamisen pilottiryhmänä toimivan Bioalat- ja liiketalous -tulosalueen opinnäytetyön ohjaajille järjestettiin 19.11. toinen koulutus- ja tiedotustilaisuus Theseus-verkkokirjastosta ja opinnäytetöiden verkkojulkistamiskäytännöistä. Tiittanen ja Jolkkonen esittelivät tilaisuudessa opinnäytetyön tallennusta ja tulosalueella käyttöönotettavia uusittuja opinnäytetyölomakkeita. Lomakkeita kehitettiin edelleen tilaisuudessa saatujen kommenttien mukaan.

Tehtävä 2: Opinnäytetöiden luovutusmenettelyn uudelleen suunnittelu elektroniset opinnäytetyöt huomioon ottaen (tammikuu - marraskuu 2008)

Tehtävät ja arvio toteutumisesta

• Elektronisten opinnäytetöiden verkkotallennuslomakkeen sekä tallennusalustan käyttöliittymän suunnittelu ja testaus (osa valtakunnallista hanketta) (Liisa Tiittanen)

Tehtävä on aloitettu edellisillä raportointikausilla. [Ks. väliraportti ajalta 1.1. - 30.4.2008 ja väliraportti ajalta 1.5. - 30.8.2008].

Tiittanen on osallistunut edelleen Theseus-verkkokirjaston suunnitteluun osallistumalla valtakunnallisen Open Access -hankkeen pilottikirjastojen kokouksiin. 25.9. kokous pidettiin Turun ammattikorkeakoulussa ja toinen syksyn kokous Helsingissä Haaga-Helia-ammattikorkeakoulussa 6.11. Tämän lisäksi Tiittanen on osallistunut valtakunnallisen hankkeen työskentelyyn verkossa valtakunnallisen hankkeen wiki-ympäristössä sekä osallistumalla sähköpostitse käytyyn keskusteluun.

Valtakunnallisessa hankkeessa on käsitelty loppusyksyn aikana useita käytännön asioita opinnäytetöiden tiedostonimistä Theseuksen tilastointiin sekä kehitetty edelleen opinnäytetyön verkkotallennuslomaketta, opiskelijan ohjeistuksia sekä aloitettu Theseuksen pilottikäyttö opinnäytetöiden tallennuksessa ja julkistamisessa. Theseuksen käytön aloittaminen Turun AMK:ssa on mahdollistanut tallennusalustan toimivuudesta raportoinnin sekä alustan kehittämisen. Valtakunnallisen hankkeen kokousmuistiot ja käytyä keskustelua on luettavissa hankkeen wikistä [3].

• Elektronisten opinnäytetöiden käyttöön saattamiseen liittyvien sopimusten suunnittelu (osa valtakunnallista hanketta) (Liisa Tiittanen)

Tehtävä on aloitettu edellisillä raportointikausilla. [Ks. väliraportti ajalta 1.1. - 30.4.2008 ja väliraportti ajalta 1.5. - 30.8.2008].

Theseus-verkkokirjaston www-sivuille on syksyn aikana lisätty tietoa tekijänoikeuksista ja verkkojulkistamisesta [4] sekä viimeistelty opiskelijan ennen opinnäytetyönsä tallennusta hyväksyttäväksi tuleva käyttöehtosopimus, jossa opiskelija antaa verkkojulkaisuluvan opinnäytetyölleen.

Opinnäytetyön tallentajan on mahdollista hyödyntää Creative Commons -lisensointimenetelmää Theseus-verkkokirjastossa. Tiittanen osallistui 6.11. Helsingissä valtakunnallisen hankkeen järjestämään tilaisuuteen, jossa käsiteltiin Creative Commons -lisensoinnin herättämiä kysymyksiä ammattikorkeakouluissa. Toistaiseksi Creative Commons -lisensointia ei ole markkinoitu opiskelijoille Turun AMK:ssa.

• Opinnäytetyötietokantaan tallentajien käyttäjätunnistusjärjestelmän testaus (osa valtakunnallista hanketta) (Liisa Tiittanen)

Theseukseen rakennetaan valtakunnallisen hankkeen toimesta opinnäytetyön tallentajan käyttäjätunnistus syksyllä 2009. Jos Shibboleth-käyttäjätunnistusjärjestelmä on käytössä Turun AMK:ssa tuolloin, tutkitaan mahdollisuuksia liittää se Theseukseen. Tehtävää ei siis saada aloitettua alkuperäisen suunnitelman mukaan vuoden 2008 aikana, mutta toistaiseksi avoimessa tietoverkossa olevan tallennuslomakkeen käyttö ei ole aiheuttanut ongelmia.

Tehtävä 3: Opinnäytetyöprosessin uudistamisen valmistelu (tammikuu - joulukuu 2008)

Tehtävät ja arvio toteutumisesta

• Opinnäytetöiden tekijänoikeuksiin liittyvien seikkojen huomioiminen osana opinnäytetöiden ohjausta (Ulla Seppälä-Kavén)

Tehtävä on aloitettu edellisillä raportointikausilla. [Ks. väliraportti ajalta 1.1. - 30.4.2008 ja väliraportti ajalta 1.5. - 30.8.2008].

Tiittanen osallistui 14.10. Tampereella IPR University Centerin järjestämään koulutukseen Valokuvaan liittyvät oikeudet - kuvaaja, kohde, käyttäjä, josta oli mahdollista saada lisätietoa täydentämään Seppälä-Kavénin projektissa tekemää tekijänoikeusohjeistusta opinnäytetyön ohjaajalle ja opiskelijalle. Lisäksi Tiittanen osallistui Helsingissä 10.10. pidettyyn FinnOA:n järjestämään Open Access -julkaisemisen tekijänoikeusseminaariin.

Projektissa on tutustuttu lisäksi plagioinninpaljastusohjelmavaihtoehtoihin ennen ohjelman hankintaa Turun ammattikorkeakouluun.

• Opinnäytetöiden luovutusohjeistuksen uudelleen suunnittelu (Ari Jolkkonen, Outi Yrttiranta)

Tehtävä on aloitettu edellisellä raportointikaudella. [Ks. väliraportti ajalta 1.5. - 30.8.2008].

Raportointikaudella toteutettiin opinnäytetyöprosessiin liittyvien lomakkeiden (palautuslomake, toimeksiantosopimus ja toimeksiantajan lausuntolomake) uudistaminen siten, että verkkojulkistaminen otetaan niissä huomioon. Lisäksi opinnäytetyön luovutusprosessiin on suunniteltu muutoksia, jotka on koottu projektin tekemään esitykseen AMK:n johtoryhmälle sekä kirjattu tekeillä olevaan opinnäytetyöprosessin kuvaukseen.

Opinnäytetyöt tallennetaan Theseukseen PDF-muodossa, mikä edellyttää, että Turun AMK:n opiskelijoilla on mahdollisuus PDF-muunnoksen tekemiseen Turun AMK:n tiloissa. PDF-ohjelmiston valintaan saatiin lisätietoa projektille tehdystä tietojenkäsittelyn koulutusohjelman opiskelijan opinnäytetyöstä [5], jossa vertailtiin PDF-ohjelmien ominaisuuksia sekä tehtiin suositus ja ohjeistukset Turun AMK:ssa käyttöönotettavista vaihtoehtoisista ohjelmista. Yhteistyössä Turun AMK:n tietojärjestelmien kanssa sovittiin testattavan PDFCreator-ilmaisohjelmiston asentamista kirjastoyksiköiden asiakaskoneille opinnäytetöiden PDF-muunnosten tekemistä varten.

Projektissa on tehty myös e-lomake painettuna luovutettavan opinnäytetyön tiivistelmän kirjastoon toimittamista varten. Syksyn aikana lomakkeelle on vastaanotettu muutamia tiivistelmiä. Tulevaisuudessa CD-levyllä luovutettavan tiivistelmän toimitus on mahdollista korvata e-lomakkeella.

• Opinnäytetöiden arkistoinnin uudelleen suunnittelu (kirjasto)

Tehtävä on aloitettu edellisellä raportointikaudella. [Ks. väliraportti ajalta 1.5. - 30.8.2008].

Opinnäytetyön arkistokappaleen vaihtoehtoisia säilyttämis- ja tuottamistapoja on pohdittu, mutta toistaiseksi opinnäytetöiden arkistointiin ei ole suunniteltu muutoksia. Kirjasto ei kuitenkaan enää talleta opinnäytetöiden kokotekstejä CD-levyillä, koska ne opinnäytetyöt, joihin opiskelija antaa verkkojulkistamisluvan, ovat vapaasti luettavissa Theseus-verkkokirjastossa. Tulevaisuudessa myös tiivistelmä on mahdollista toimittaa kirjastoon e-lomakkeen avulla.

Tehtävä 4: Elektronisten opinnäytetöiden tallennusohjeistuksen ja koulutuksen suunnittelu ja toteutus Turun AMK:ssa (maaliskuu - marraskuu 2008)

Tehtävät ja arvio toteutumisesta

• Tallennusohjeistuksen tekeminen, koulutus opinnäytetyön ohjaajille ja kirjastolle (Liisa Tiittanen)

Tehtävä on aloitettu edellisellä raportointikaudella. [Ks. väliraportti ajalta 1.5. - 30.8.2008].

Pilottitulosalueen opinnäytetyön ohjaajille tehtiin tiedote opinnäytetöiden verkkojulkistamisen aloittamisesta tulosalueella. Lisäksi opiskelijoille tehtiin opinnäytetyön Theseus-tallennusohjeistus, joka sisältää ohjeet PDF-muunnoksen tekemiseen. Tulevaisuudessa ohjeet on tarkoituksenmukaista siirtää AMK:n verkkosivuille.

Koulutusta on vuoden 2008 aikana annettu pilottitulosalueen opinnäytetyön ohjaajille sekä tulosalueella toimivan Lemminkäisenkadun kirjaston henkilökunnalle.

• Pilottiryhmä: opinnäytetöiden tallentaminen (Ari Jolkkonen, Liisa Tiittanen)

Theseukseen on tallennettu vuoden 2008 aikana 16 Turun AMK:n opinnäytetyötä. Opiskelijat ovat luovuttaneet opinnäytetyönsä projektissa suunniteltujen uusien luovutuskäytäntöjen mukaan ja uusia opinnäytetyölomakkeita hyödyntäen. Kokemukset opiskelijoiden itsenäisestä opinnäytetyön tallentamisesta ovat olleet hyviä. Opiskelijat ovat osanneet tallentaa opinnäytetyönsä ohjeiden mukaisesti ja ongelmia tallennuksessa ei ole ilmennyt.

Opinnäytetöiden vastaanottajana on toiminut Lemminkäisenkadun kirjasto. Kirjaston henkilöstölle on pidetty esittely Theseuksen toiminnasta ja tehty ohjeistus Theseukseen liittyvistä toimenpiteistä opinnäytetöiden vastaanottotilanteessa.

Tehtävä 5: Opinnäytetyötietokannan ja käyttäjätunnistusjärjestelmän ylläpidon ja kehittämisen suunnittelu (marraskuu - joulukuu 2008)

Tehtävät ja arvio toteutumisesta

• Opinnäytetyötietokannan ylläpito- ja kehittämisorganisaation suunnittelu (kirjasto)

Kirjaston työprosessi opinnäytetöiden osalta tulee muuttumaan opinnäytetöiden luovutustapojen muuttuessa. Kirjaston käyttöön tulee uusi tietojärjestelmä, jossa opinnäytetöitä käsitellään. Projektissa on tehty yhteistyössä kirjaston luetteloinnista vastaavan informaatikon kanssa kooste vaihtoehdoista kirjaston uusiksi työprosesseiksi ja työnjaoksi opinnäytetyön vastaanottamisessa, luetteloinnissa ja julkistamisessa. Vaihtoehtoja käsitellään kirjastossa vuoden 2009 alussa.

Theseuksessa julkistettujen opinnäytetöiden tiedot on lisätty edelleen myös kirjaston Aura-kokoelmatietokantaan, josta tulevat löytymään tulevaisuudessa niin painetut kuin verkossa julkistetut opinnäytetyöt. Projektissa on suunniteltu ja tehty yhteistyössä kirjaston luettelointi-hankintatyöryhmän sekä luetteloinnista vastaavan informaatikon kanssa verkossa julkistettavien opinnäytetöiden mukanaan tuomia muutoksia Aura-kokoelmatietokantaan. Lisäksi Tiittanen on tehnyt Theseus-töiden käsittelystä kirjastossa vastaaville tarkoitetut toimintaohjeet Theseus-järjestelmän ylläpitäjäkäyttöön.

Tehtävä 6: Opinnäytetyötietokannan julkaisu (joulukuu 2008 - tammikuu 2009)

Tehtävät ja arvio toteutumisesta

• Opinnäytetyötietokannan julkaisu (projektiryhmä)

Theseus-verkkokirjasto on otettu käyttöön Turun AMK:ssa pilottiryhmän opinnäytetöiden tallennuksessa 19.11. Vuoden 2008 loppuun mennessä Theseukseen on tallennettu 16 Turun AMK:n opinnäytetyötä [6]. Opinnäytetyötietokanta on julkisesti verkossa käytössä ja sinne tallennetut eri ammattikorkeakoulujen opinnäytetyöt julkisesti luettavissa. Theseusta tulee edelleen kehittää valtakunnallisen hankkeen puitteissa, mutta verkkojulkistamisen aloittaminen ja Theseuksen käytön laajentaminen koko Turun AMK:n käyttöön on mahdollista.

Yhteenveto ja yleisarvio työpaketin edistymisestä

Yhteenveto raportointikaudella tehdyistä toimenpiteistä:

1. Järjestetty toinen opinnäytetöiden verkkojulkistamisen esittely- ja koulutustilaisuus Bioalat- ja liiketalous -pilottitulosalueen opinnäytetöiden ohjaajille.
2. Suunniteltu ja toteutettu opinnäytetyöhön liittyvien lomakkeiden muutokset siten, että niissä huomioidaan verkkojulkistamisen mahdollisuus.
3. Osallistuttu Theseus-verkkokirjaston [7] suunnitteluun, opinnäytetyön tallennuksen testaukseen ja Theseus-tallennusohjeiden muokkaamiseen valtakunnallisessa Open Access -hankkeessa [8].
4. Tehty pilottitulosalueen opiskelijoille ohje Theseus-tallennuksesta ja uusista luovutuskäytännöistä. Otettu uudet luovutuskäytännöt ja lomakkeet käyttöön pilottitulosalueella.
5. Aloitettu Theseus-verkkokirjaston käyttö ja opinnäytetöiden verkkojulkistamisen pilotti Turun AMK:ssa. Vuoden lopussa Theseukseen on tallennettu 16 Turun AMK:n opinnäytetyötä [9]. Theseuksen käyttö pilottitulosalueella jatkuu vuonna 2009.
6. Koostettu esitys Turun AMK:n johtoryhmälle Turun AMK:n uusiksi opinnäytetyön luovutuskäytännöiksi pilottikokemusten perusteella.

Työpaketti eteni raportointikaudella suunnitelmien mukaan, ja opinnäytetöiden verkkojulkistamista ja uusia luovutuskäytäntöjä päästiin testaamaan vuoden lopulla. Työpaketti eteni myös koko vuoden osalta suunnitelmien mukaan, lukuun ottamatta käyttäjätunnistuksen testausta Theseuksessa. Osa projektissa aloitetuista tehtävistä jatkuu vuonna 2009, kun Theseuksen käyttö laajennettaneen koko ammattikorkeakouluun. Kokemukset Theseuksen käytöstä Turun AMK:n opinnäytetöiden julkistamispaikkana ovat olleet hyviä ja opiskelijoiden tekemät opinnäytetyötallennukset ovat onnistuneet. Pilotoinnin perusteella Theseuksen käyttö voitaisiin laajentaa koko ammattikorkeakouluun.