Loppuraportti
Wikicampus
TURUN AMMATTIKORKEAKOULU
Kehittäminen
Agricola 2009, Työpaketti: Open Access -toiminnan laajentaminen
27.1.2010
Sisältö
1 TAUSTATIEDOT
2 YHTEENVETO PROJEKTIN TOTEUTUKSESTA JA TULOKSISTA
3 PROJEKTIN LÄHTÖKOHTA JA TAVOITTEET
4 PPROJEKTIN TOTEUTUS JA YHTEISTYÖ
5 JULKISUUS JA TIEDOTTAMINEN
6 ONGELMAT JA SUOSITUKSET
7 PROJEKTIN TULOKSET
8 PROJEKTIN INNOVATIIVISUUS
9 TOIMINNAN JATKUVUUS
10 PROJEKTIN RAHOITUS
11 LOPPURAPORTIN LAATIJA JA PVM
1 TAUSTATIEDOT
1.1. Projektin nimi: Agricola 2009, Työpaketti: Open Access -toiminnan laajentaminen
1.2. Tulosalue: Kehittäminen
1.3. Projektin vastuuhenkilö, puhelin, sähköposti: kirjastonjohtaja Marja Anttonen, (02) 2633 5801, 050 598 5801, marja.anttonen@turkuamk.fi
1.4. Projektiorganisaatio:
- hankkeen työryhmä; kirjastonjohtaja Marja Anttonen (kehittäminen: kirjasto ja tietopalvelu), informaatikko Leena Järveläinen (kehittäminen: kirjasto ja tietopalvelu), informaatikko Leena Mäkipää (kehittäminen: kirjasto ja tietopalvelu), suunnittelija Johanna Saarinen (kehittäminen: tutkimus- ja kehityskeskus), lehtori Markku Heino (hyvinvointipalvelut: sosiaalialan koulutusohjelma, Turku ), yliopettaja Vesa Kankaanpää (taideakatemia: viestinnän koulutusohjelma), yliopettaja Minna-Kristiina Paakki (tietoliikenne ja sähköinen kauppa), lehtori Telle Tuominen (hyvinvointipalvelut: palvelujen tuottamisen ja johtamisen koulutusohjelma)
- ohjausryhmä kirjastossa; kirjastonjohtaja Marja Anttonen, kirjastosuunnittelija Eija Suik-kanen, informaatikko Tuulikki Hattunen
1.5. Projektin tilinumero: 1461031161711
1.6. Projektin kesto: 1.1.2009 - 31.12.2009
2 YHTEENVETO PROJEKTIN TOTEUTUKSESTA JA TULOKSISTA
Työpaketti 2009: Open Access -toiminnan laajentaminen –projektin tavoitteena oli Turun AMK:n sähköisten tietovarantojen - kuten opinnäytetöiden ja julkaisujen - opetuskäytön lisääminen ja kehittäminen sekä tietovarantojen saatavuuden, käytettävyyden ja ulkoisen näkyvyyden lisääminen.
Projekti toteutettiin kehittämisen tulosalueen (kirjasto ja julkaisupalvelut) ja opetuksen tulosalueiden yhteistyöllä. Työn- ja vastuunjako sovittiin työryhmän kokouksessa ja kirjattiin Turun AMK:n ylläpitämälle Wikicampukselle. Kirjasto hoiti projektin koordinoinnin. Wiki-sivu löytyy osoitteesta http://www.wikicampus.fi/index.php/Open_Access_2009.
Tavoite saavutettiin opinnäytetöiden verkkojulkaisemisen osalta. Projektin tuloksena vuoden 2009 lopussa Theseus-verkkokirjastossa oli 141 Turun AMK:n opinnäytetyötä 24 eri koulutusohjelmasta. Turun AMK:n julkaisujen osalta tavoite jäi osittain täyttymättä, sillä valtakunnallinen pilotointi eteni huomattavasti alkuperäistä suunnitelmaa hitaammin Kansalliskirjaston työn osuuden viivästymisen vuoksi.
3 PROJEKTIN LÄHTÖKOHTA JA TAVOITTEET
Projektin lähtökohtana oli edellisen vuoden Open Access -opinnäytetyötietokanta -projekti, jossa osallistuttiin kansallisen ammattikorkeakoulujen opinnäytetyötietokannan (Theseus-verkkokirjasto) suunnitteluun, perustamiseen ja käyttöönottoon.
Turun ammattikorkeakoulussa oli jo aiemmin käynnistetty laatutyöhön liittyvä prosessien kuvaus, jonka yhteydessä myös projektiin läheisesti liittyvä opinnäytetyöprosessi kuvattiin ja ohjeistettiin uudelleen. Prosessin muutokset kirjattiin vuoden 2009 aikana prosessikaavioihin "Y02.11.01 AMK-tutkinnon opinnäytetyön tekeminen" ja "Y02.11.02 Opinnäytetyön julkistaminen ja arkistointi". Prosessi otettiin Turun AMK:ssa käyttöön 1.8.2009.
Projektissa päätavoitteena oli Turun AMK:n sähköisten tietovarantojen - kuten opinnäytetöiden ja julkaisujen - opetuskäytön lisääminen ja kehittäminen sekä tietovarantojen saatavuuden, käytettävyyden ja ulkoisen näkyvyyden lisääminen kasvattamalla tallennettujen opinnäytetöiden määrää Theseus-verkkokirjastossa sekä aloittamalla Turun ammattikorkeakoulun omien julkaisusarjojen tallennus verkkokirjastoon.
AMK:n omien julkaisujen tallennus Theseukseen Turun AMK:n oman palvelimen sijaan tuo julkaisuille suuremman näkyvyyden sekä valtakunnallisesti että kansainvälisesti. Lisäksi etenkin artikkelijulkaisujen löytyvyys paranee tarkempien metatietojen avulla. Tulevaisuuden kannalta on myös kustannustehokkaampaa käyttää valtakunnallisesti keskitettyä tallennusta kuin Turun AMK:n omaa palvelinta.
4 PROJEKTIN TOTEUTUS JA YHTEISTYÖ
Projektissa olivat mukana julkaisupalvelut tutkimus- ja kehityskeskuksesta sekä kirjasto, joka vastasi myös projektihallinnosta. Edellisen vuoden projektissa olivat mukana Bioalat ja liiketalous – ja Tekniikka, ympäristö ja talous -tulosalueet, joten muilta AMK:n tulosalueilta tiedusteltiin mahdollisuutta tulla mukaan vuoden 2009 projektiin. Näistä tulosalueista mukaan lähtivät Hyvinvointipalvelut-, Tietoliikenne ja sähköinen kauppa – ja Taideakatemia -tulosalueet. Terveysala-tulosalue jäi molempien projektien ulkopuolelle. Yhteistyötä tehtiin Turun AMK:n tietojärjestelmien ja ARENEn asettaman valtakunnallisen Open Access -hankkeen kanssa.
Kirjaston projektityöntekijöitä olivat informaatikot Leena Järveläinen ja Leena Mäkipää; julkaisupalveluista mukana oli suunnittelija Johanna Saarinen. Opetuksen tulosalueilta osallistujat olivat lehtori Markku Heino (hyvinvointipalvelut, sosiaalialan koulutusohjelma, Turku), yliopettaja Vesa Kankaanpää (taideakatemia, viestinnän koulutusohjelma), yliopettaja Minna-Kristiina Paakki (tietoliikenne ja sähköinen kauppa, Salo) ja lehtori Telle Tuominen (hyvinvointipalvelut, palvelujen tuottamisen ja johtamisen koulutusohjelma).
Projektin työryhmä sopi projektin työn- ja vastuunjaosta kokouksessa 23.4.2009. Toukokuussa työryhmä kokoontui testaamaan Urkund-plagioinninpaljastusohjelmaa ja tutustumaan Theseus-verkkokirjastoon. Toisessa työryhmän yhteisessä kokouksessa 21.9. kerrattiin työn- ja vastuunjako ja keskusteltiin uudesta opinnäytetyöprosessista. Yhdessä tulosalueiden opettajien kanssa kirjasto järjesti Urkundin ja Theseuksen esittely- ja koulutustilaisuuksia, joihin kutsuttiin tulosalueilla opinnäytetöiden parissa työskenteleviä opettajia.
Opiskelijoille Theseus-verkkokirjastosta ja uudesta opinnäytetyön julkistamisen prosessista kerrottiin toimipisteissä pidetyissä neljässä esittelyssä, tiedonhankinnan opetuksen tunneilla ja kirjaston toimipisteissä neuvonnan asiakaskontakteissa.
Yhteistyössä opinnäytetyöprosessien omistajien, yliopettaja Ari Jolkkosen ja kirjastonjohtaja Marja Anttosen, sekä koulutuksen kehittämisen päällikkö Eeva Harjulahden kanssa projekti käsitteli uutta opinnäytetyöprosessia ja siihen liittyviä ongelmia. Tapaamiset olivat pohjana hankkeen esittelyille kahdessa Turun AMK:n opinnäytetöiden ohjaajille järjestetyssä tilaisuudessa 16.4. ja 19.11.
Julkaisutoiminta osallistui projektiin osana valtakunnallista julkaisujen pilottihanketta, jossa pilottiryhmä suunnitteli julkaisujen tallentamisen käytäntöjä, syöttölomakkeen tietoja ja metatietoja. Pilottiryhmä joutui suunnittelemaan uudelleen Theseuksen perusrakennetta, hierarkioita ja julkaisujen näkyvyyttä sivustoilla, koska jo luotu rakenne ei vastannut julkaisutoiminnan tarpeita. Suunnittelutyötä tehtiin sähköpostin ja Wikin avulla sekä muutamassa yhteisessä valtakunnallisessa tapaamisessa. Käytännön testaustyötä ei projektin aikana päästy tekemään, sillä kansalliskirjaston tekemän syöttölomakkeen valmistuminen siirtyi toukokuulta joulukuun 2009 loppuun.
Työn- ja vastuunjaoksi sovittiin 23.4. pidetyssä kokouksessa seuraava:
1) tulosalueiden opettajat: vievät tietoa tulosalueilleen a) opinnäytetyöprosessin ja – ohjauksen muutoksista, b) Theseus-verkkokirjastosta ja c) Urkund-plagioinnipaljastusohjelmasta
2) kirjasto: kouluttaa ja markkinoi Theseus-verkkokirjastoa tulosalueilla yhteistyössä työryhmän opettajien kanssa, toimii hankkeen koordinoijana, yhteistyössä tietojärjestelmien kanssa ottaa Theseus-verkkokirjastossa käyttöön Shibboleth-käyttäjätunnistusjärjestelmän, selvittää yhdessä julkaisutoiminnan kanssa Creative Commons –lisensoinnin käyttöönottoa
3) julkaisutoiminta: osallistuu valtakunnalliseen julkaisujen Open Access -pilottihankkeeseen
5 JULKISUUS JA TIEDOTTAMINEN
Projekti osallistui ensimmäistä kertaa järjestettyyn kansainväliseen tiedon avoimen saatavuuden viikkoon 19. - 23.10.2009 (http://www.openaccessweek.org) esittelemällä Theseus-verkkokirjastoa Turun toimipisteissä. ARENE ry:n suositus on, että ammattikorkeakouluissa toimivat opettajat ja tutkijat suosivat julkaistessaan avointa julkaisupolitiikkaa noudattavia julkaisukanavia, joista yhden Theseus heille tarjoaa. Näin ammattikorkeakoulut voivat lisätä omien opinnäytetöidensä ja tutkimusjulkaisujensa näkyvyyttä, käyttöä ja vaikuttavuutta.
Projekti levitti aktiivisesti tietoa myös uudesta opinnäytetyön julkistamisprosessista ja siihen liittyvistä uusista toimintatavoista Turun AMK:n opiskelijoille ja henkilökunnalle mm. neljässä Turun toimipisteissä pidetyissä Theseus- esittelyssä, TYT-tulosalueen työpaikkakokouksessa, TSK-tulosalueen johtoryhmän, opintotoimiston henkilökunnan sekä hoitotyön opinnäytetyöohjaajien, palvelujen tuottamisen ja johtamisen sekä kauneudenhoidon koulutusohjelman ja sosiaalialan opettajien kokouksissa. Lisäksi opettajat ovat omilla tulosalueillaan vieneet tietoa eteenpäin sekä opettajien kokouksissa että opiskelijoille eri opintojaksojen yhteydessä. Koulutusohjelmat ovat päivittäneet omat opinnäyteohjeistuksensa uudistukset huomioiviksi.
Projektista tiedotettiin Turun AMK:n julkisilla ja sisäisillä www-sivuilla sekä kirjaston eri toimipisteissä. Projekti esitteli Theseus-verkkokirjastoa Turun kirjamessuilla 2.10.2009 osana kolmipäiväistä auditorio-ohjelmaa "Books & Creative Future - kirjallisuus, verkot, oppilaitokset ja kirjastot luovan kulttuurin tukiverkkona".
Kirjasto hankki Theseus-verkkokirjaston logolla varustettua mainosmateriaalia, jota jaettiin esittelytilaisuuksissa ja jokaiselle Theseus-verkkokirjastoon työnsä tallentaneelle opiskelijalle.
Julkaisutoiminnan osalta tiedotusta ei projektin aikana tehty kohdassa 4 mainitun valtakunnallisen pilotoinnin viivästymisen takia.
6 ONGELMAT JA SUOSITUKSET
Projektin toteutus painottui loppuvuoteen, mikä johtui osittain projektin osallistujien ja yhteistyötahojen valinnan ja nimeämisen venymisestä pitkälle kevääseen. Syksyllä projektia vaikeuttivat opettajien lomautukset, jotka vielä eri toimipisteissä ja tulosalueilla ajoittuvat eri aikoihin. Tämän vuoksi projektissa pidetyt esittelyt ja koulutukset olisi hyvä toistaa vielä vuonna 2010.
Julkaisutoiminnan osalta ongelmia aiheuttivat valtakunnallisen pilotoinnin aikataulujen huomattava viivästyminen sekä se, että osa valtakunnalliseen pilottiin valituista ammattikorkeakouluista vetäytyi projektista.
Valtakunnallisessa pilottiprojektissa oli myös teknisiä ongelmia, jotka johtuivat ainakin osittain siitä, että julkaisujen tallennusta ei ollut otettu kylliksi huomioon Theseuksen alkuperäistä rakennetta suunniteltaessa. Jälkikäteen muutokset olisivat tulleet huomattavan kalliiksi, eikä niihin tämän projektin puitteissa voitu ryhtyä. Tämän vuoksi Theseuksen rakenteen suunnittelu julkaisujen osalta aiheutti paljon työtä eikä lopputulos ainakaan Turun AMK:n julkaisutoiminnan näkökulmasta ole paras mahdollinen. Näin ollen Theseuksesta saavutettava hyöty julkaisujen osalta jäänee suunniteltua pienemmäksi ainakin Turun AMK:n osalta.
7 PROJEKTIN TULOKSET
Projektin tavoitteet saavutettiin opinnäytetöiden verkkojulkaisemisen osalta. Projektin tuloksena vuoden 2009 lopussa Theseus-verkkokirjastossa oli 141 Turun AMK:n opinnäytetyötä 24 eri koulutusohjelmasta.
Projektin tuloksena Turun AMK:n intrassa on ohjeistus koko Turun AMK:lle opinnäytetöiden muuntamisesta pdf-tiedostoksi, sen tallentamisesta Theseus-verkkokirjastoon ja julkistamisesta uuden opinnäytetyöprosessin mukaisesti.
Turun AMK:n julkaisujen osalta tavoite täyttyi osittain, sillä kansallinen julkaisujen syöttölomake valmistui aikaisemmasta aikataulusta poiketen Kansalliskirjastossa vasta 22.12.2009. Julkaisujen syöttölomake vaatii shibboleth-tunnistautumisen, jonka käyttöönotto Turun AMK:ssa siirtyi vuoden 2010 puolelle. Näin ollen lomakkeen käyttöönotto ei olisi ollut mahdollistakaan.
8 PROJEKTIN INNOVATIIVISUUS
Projektin myötä tietoisuus uudesta prosessista, uusista toimintatavoista ja erityisesti mahdollisuudesta tallentaa opinnäytetyö elektronisena levisi kaikille tulosalueille. Projekti auttoi omalta osaltaan niin Turun AMK:n opiskelijoita ja opettajia kuin AMK:n henkilökuntaa uusien toimintatapojen käyttöönotossa.
Projekti perehdytti kirjaston oman henkilökunnan uusiin Opinnäytetyön julkistaminen ja arkistointi -prosessin mukaisiin käytäntöihin kirjaston eri toimipisteissä. Uutta julkistamistapaa varten hanke tuotti ohjeistuksen kirjaston henkilökunnalle mm. opinnäytetöiden vastaanottamiseen sekä julkistamiseen ja tarkistamiseen Theseus-verkkokirjastossa, opinnäytetöiden tietojen tallentamiseen Aura-tietokannassa ja joihinkin julkistamiseen liittyviin erityistapauksiin. Kirjaston työmuotoja kehitettiin keskittämällä Theseukseen talletettujen opinnäytetöiden julkistaminen ja sisällönkuvailu sekä töiden luettelointi Aura-kokoelmatietokantaan.
9 TOIMINNAN JATKUVUUS
Vuonna 2009 Turun AMK:ssa käyttöönotettu opinnäytetöiden julkistamisprosessi ja ARENEn (Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto) päätös takaavat sen, että opinnäytetöiden julkistaminen jatkuu Theseus-verkkokirjastossa vuonna 2010. AMKIT-konsortio (Ammattikorkeakoulujen kirjastoyhteistyökonsortio) puolestaan on nimennyt 1.1.2010 alkaen Theseus-yhteyshenkilöksi Ulla-Riitta Lahtisen, joka hoitaa konsortion palkkaamana muitakin konsortion yhteisiä asioita. WWW-sivu http://www.theseus.fi on vielä vuoden 2010 Seinäjoen AMK:n palvelimella, kun taas Theseus-verkkokirjasto (http://publications.theseus.fi) ylläpito hoidetaan Kansalliskirjastossa kuten tähänkin asti.
Kirjasto mahdollistaa sähköisten ja painettujen opinnäytetöiden löytyvyyden tallentamalla jatkossa tiedot myös Theseukseen tallennetuista opinnäytetöistä Aura-kokoelmatietokantaan. Näin kaikkien opinnäytetöiden tiivistelmät löytyvät keskitetysti kirjaston ylläpitämästä Aura-kokoelmatietokannasta http://aura.amkit.fi . Opiskelijoiden perehdytys jatkuu tulevina vuosina ja syvenee opinnäytetyöprosessiin liittyvänä kunkin opiskelijaryhmän kohdalla.
Kirjastossa opinnäytetöihin liittyviin kysymyksiin perehtyy 1.1.2010 alkaen Salon toimipisteen informaatikko Outi Yrttiranta, jolle kirjaston eri toimipisteet voivat lähettää kysymyk-siä ongelmallisissa opinnäytetyötapauksissa.
Projektin aikana osoittautui, että Urkund -plagioinninpaljastusohjelman tukihenkilölle on tarvetta jatkossakin Turun AMK:ssa.
Julkaisutoiminnan osalta Theseukseen tallennusta päästään testaamaan keväällä 2010 Shibboleth-tunnistuksen käyttöönoton jälkeen. Tämän jälkeen julkaisujen tallennukseen liittyvät käytännöt suunnitellaan osana T&K-keskuksen julkaisupalvelujen toimintaa.
10 PROJEKTIN RAHOITUS
Projektille myönnettiin haetusta 25 000 eurosta 20 000 euroa, joista käytettiin 19 507,83 euroa. Henkilöstökuluihin (tulosalueiden opettajat, kirjasto, julkaisupalvelut) käytettiin 18732,25 euroa . Menolajille 05 (Palvelujen ostot) kirjattiin 292,49 euroa sekä menolajille 28 (Markkinointi) 483,09 euroa. Tulosalueilla, kirjastolla ja julkaisupalveluilla oli rahoituk-sessa myös omavastuuosuus.
Kirjasto palkkasi toisen informaatikon tuntityöhön vapauttamaan hankkeessa mukana olevaa informaatikkoa hankkeessa työskentelyyn ajalla 1.9.-31.12.2009. Julkaisutoiminnassa oli palkattuna opiskelija-assistentti 10 t / viikko ajalla 2.3.–31.5.2009. Palkkakustannukset kohdistettiin hankkeelle. Opiskelija-assistentti vapautti julkaisutoiminnan vakituista henkilöstöä hankkeessa työskentelyyn. Julkaisutoiminnan suunnittelija osallistui kahteen suunnittelukokoukseen (27.1. Helsingissä, 24.2. Espoossa), joista ensimmäisen kustannukset maksettiin T&K-keskuksesta ja toisen hankkeesta. Projektissa mukana olleille tulosalueille maksettiin projektirahoitusta sovitun tuntimäärän mukaisesti. Projektirahoituksesta maksettiin erikseen Urkund-tukiopettajan lisätyöpanos.
11 LOPPURAPORTIN LAATIJA JA PVM
Leena Järveläinen ja Leena Mäkipää; Johanna Saarinen
27.1.2010
